Remote einstellen in Österreich und der Schweiz: Wege und Kosten

Wenn du als deutsches Unternehmen jemanden einstellen willst, der in Österreich oder der Schweiz wohnt und von dort arbeitet, hast du vier Wege: die eigene Anstellung mit lokaler Registrierung, einen Employer of Record, einen Werkvertrag oder die Entsendung einer bereits in Deutschland angestellten Person. Für eine dauerhafte Stelle kommen praktisch nur die ersten beiden in Frage. Sozialversicherung und Lohnsteuer fallen im Wohnland an, die eigentliche Frage ist die Betriebsstätte.

Das Wichtigste in Kürze

• Versichert wird im Arbeitsland: Wer in Österreich oder der Schweiz wohnt und arbeitet, ist dort sozialversichert, nicht in Deutschland (Art. 11 Abs. 3 lit. a VO 883/2004). Die Schweiz wendet die Verordnung über das Freizügigkeitsabkommen an.
• Eigene Anstellung ist günstig, aber aufwendig: In Österreich registrierst du dich als Dienstgeber bei der ÖGK, in der Schweiz läuft es über die ANobAG-Abrechnung. Arbeitgeberkosten in Österreich: rund 26 % Aufschlag.
• Employer of Record kostet 599 bis 699 US-Dollar pro Monat und Person bei den großen Anbietern, dafür trägst du keine Registrierungspflichten.
• Das Homeoffice ist meist keine Betriebsstätte, solange die Person keine Leitungsfunktion hat und keine Verträge für dich abschließt.

Die vier Wege im Vergleich

Option 1: Selbst anstellen und lokal registrieren

Österreich. Als Arbeitgeber mit Sitz in der EU, aber ohne Niederlassung in Österreich, meldest du die Person bei der Österreichischen Gesundheitskasse an, bekommst eine Beitragskontonummer und meldest monatlich die Beitragsgrundlagen. Alternativ überträgst du Melde- und Beitragspflicht per Vereinbarung nach Art. 21 Abs. 2 VO 987/2009 auf die Person, haftest aber subsidiär weiter (ÖGK). Der Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung liegt 2026 für Angestellte bei 20,98 % bis zur Höchstbeitragsgrundlage von 6.930 Euro im Monat, dazu kommen 1,53 % Betriebliche Vorsorge (WKO). Der Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds von 3,7 % gilt ausdrücklich auch für ausländische Dienstgeber mit in Österreich versicherten Dienstnehmern (WKO). Die Kommunalsteuer setzt eine Betriebsstätte voraus, die ein Homeoffice nur begründet, wenn du darüber verfügen kannst (WKO). Lohnsteuer darfst du ohne inländische Betriebsstätte freiwillig einbehalten, musst es aber nicht (§ 47 EStG). Arbeitsrechtlich gilt bei gewöhnlichem Arbeitsort Österreich österreichisches Recht (AK Tirol), einschließlich des kollektivvertraglichen Mindestentgelts nach § 3 Abs. 2 LSD-BG.

Schweiz. Ohne Schweizer Betriebsstätte bist du kein beitragspflichtiger Arbeitgeber, die Person gilt als ANobAG. Ihr schließt eine Vereinbarung nach Art. 21, die Person rechnet AHV/IV/EO, ALV und Familienzulagen selbst mit der Ausgleichskasse ab; den Arbeitgeberanteil schuldest du nach Art. 21 Abs. 2 VO 987/2009 weiterhin und zahlst ihn ihr in der Praxis zusätzlich zum Lohn aus; dazu braucht sie eine Unfallversicherung nach UVG und eine Pensionskasse (SVA Aargau). Die Sätze: AHV/IV/EO 10,6 % (Merkblatt 2.01) und ALV 2,2 % bis 148.200 Franken Jahreslohn (Merkblatt 2.08), jeweils hälftig geteilt, dazu Familienausgleichskasse je nach Kanton und Verwaltungskosten. BVG-pflichtig ist, wer mindestens 22.680 Franken im Jahr verdient; versichert wird der Lohn über dem Koordinationsabzug von 26.460 Franken (BSV). Quellensteuer ziehst du nicht ab, die Person wird ordentlich veranlagt (KPMG). Stell ihr dafür jährlich einen Lohnausweis nach Schweizer Muster aus.

Option 2: Employer of Record

Ein Employer of Record (EOR) stellt die Person in seiner lokalen Gesellschaft an, führt Lohnverrechnung, Sozialversicherung und Steuern ab und stellt dir Lohnkosten plus Gebühr in Rechnung. Du steuerst die Arbeit fachlich. Öffentliche Listenpreise im Oktober 2026: Deel 599 USD, Remote ab 599 USD, Oyster 699 USD, jeweils pro Person und Monat ohne Lohnnebenkosten; Oyster nennt Rabatte bei Jahresverträgen. Das lohnt sich für eine oder wenige Personen oder solange unklar ist, ob das Land dauerhaft Teil deiner Organisation wird; mit mehr Personen im selben Land wird die eigene Registrierung günstiger. Die Betriebsstätten-Frage nimmt dir der EOR nicht ab, weil die Person weiter für dich tätig ist.

Option 3 und 4: Werkvertrag und Entsendung

Ein Werkvertrag passt nur bei echter Selbständigkeit: eigene Betriebsmittel, mehrere Auftraggeber, keine Weisungen zu Zeit und Ort, Vertretungsrecht und Haftung für das Ergebnis. In Deutschland prüft die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung auf Antrag den Status nach § 7a SGB IV (DRV). In Österreich zählt, wie das Verhältnis tatsächlich gelebt wird; bei einer Prüfung drohen Nachzahlungen für Sozialversicherung und Lohnsteuer (WKO). In der Schweiz entscheidet die Ausgleichskasse anhand von Unternehmerrisiko und Weisungsgebundenheit (Merkblatt 2.02).

Die Entsendung ist für Leute, die bei dir in Deutschland angestellt sind und befristet im Ausland arbeiten: Mit A1-Bescheinigung bleiben sie bis zu 24 Monate in der deutschen Sozialversicherung, sofern sie niemanden ablösen (Art. 12 VO 883/2004). In der Schweiz kommt das Meldeverfahren dazu, und du musst die Schweizer Lohn- und Arbeitsbedingungen einhalten (SECO). Für jemanden, der dauerhaft in Wien oder Zürich wohnt und dort neu eingestellt wird, ist sie kein Weg.

Betriebsstätte: das eigentliche Risiko

Eine Betriebsstätte entsteht durch eine feste Geschäftseinrichtung, über die dein Unternehmen verfügen kann, oder durch einen abhängigen Vertreter, der gewöhnlich Verträge in deinem Namen abschließt. Nach deutscher Verwaltungsauffassung begründet die Tätigkeit im häuslichen Homeoffice in der Regel keine Betriebsstätte des Arbeitgebers, weil dir die Verfügungsmacht über die Wohnung fehlt, auch wenn du die Kosten trägst; anders bei Leitungsfunktionen (BMF, AEAO zu § 12 AO). Der OECD-Musterkommentar 2017 sah es ähnlich, machte es aber von den Umständen abhängig, etwa ob du der Person kein Büro anbietest und sie faktisch ins Homeoffice zwingst; das Update vom November 2025 ergänzt, dass bei weniger als 50 % der Arbeitszeit im Homeoffice im Regelfall keine Betriebsstätte vorliegt (OECD). Für Österreich und die Schweiz zählt deren Auslegung, nicht die deutsche.

Sozialversicherung und Lohnsteuer

Sozialversicherung folgt dem Arbeitsort. Arbeitet die Person mindestens 25 % ihrer Zeit im Wohnland, ist sie dort versichert. Die multilaterale Rahmenvereinbarung zur Telearbeit, die Deutschland, Österreich und die Schweiz seit 1. Juli 2023 anwenden, erlaubt bis zu 49,99 % Homeoffice im Wohnland bei Versicherung im Sitzstaat des Arbeitgebers (BSV, Unterzeichnerliste). Bei Vollzeit-Remote im Wohnland greift das nicht.

Bei der Lohnsteuer gilt das Tätigkeitsortprinzip: Was in Österreich oder der Schweiz erarbeitet wird, versteuert die Person dort. Die 183-Tage-Regel hilft dir für Arbeitstage in Deutschland nicht, weil sie voraussetzt, dass der Arbeitgeber nicht im Tätigkeitsstaat ansässig ist; Tage im deutschen Büro sind deshalb ab dem ersten Tag in Deutschland steuerpflichtig (WKO zum DBA Deutschland-Österreich). Grenzgänger sind die Ausnahme: Nach dem DBA mit Österreich bleibt das Besteuerungsrecht beim Wohnstaat, wenn Hauptwohnsitz und Arbeitsort innerhalb von 30 km Luftlinie zur Grenze liegen; seit 2024 muss die Person nicht mehr täglich pendeln, Homeoffice-Tage sind unschädlich, und außerhalb der Grenzzone darf sie an höchstens 45 Arbeitstagen und 20 Prozent der Arbeitstage im Jahr arbeiten (BMF, Konsultationsvereinbarung Dezember 2023). Nach Art. 15a des DBA mit der Schweiz versteuert der Wohnstaat, der Tätigkeitsstaat behält 4,5 % Quellensteuer, die angerechnet wird; bei mehr als 60 Nichtrückkehrtagen geht der Status verloren, und ab 2026 muss die Person an mindestens 20 % der Arbeitstage in den Tätigkeitsstaat pendeln (Finanzämter Baden-Württemberg).

Checkliste: Vor der ersten Einstellung in AT/CH

• Rolle prüfen: keine Leitungsfunktion, kein Vertragsabschluss im Namen der Firma.
• Arbeitsmodell festlegen: Vollzeit im Wohnland oder Pendeln mit Anteil in Deutschland.
• Österreich: ÖGK-Anmeldung oder Art.-21-Vereinbarung, Kollektivvertrag und Einstufung, DB, Entscheidung zum freiwilligen Lohnsteuerabzug.
• Schweiz: Art.-21-Vereinbarung mit der Ausgleichskasse, UVG-Police, Pensionskasse oder Auffangeinrichtung, Lohnausweis.
• Arbeitsvertrag nach lokalem Recht erstellen lassen und lokale Lohnverrechnung beauftragen.
• Betriebsstätten-Memo mit dem Steuerberater anlegen und jährlich prüfen.

Häufige Fragen

Kann ich die Person einfach über die deutsche Lohnabrechnung laufen lassen?

Nein. Wer in Österreich oder der Schweiz wohnt und arbeitet, ist dort sozialversichert und steuerpflichtig. Deutsche Beiträge wären falsch abgeführt, und im Wohnland drohen Nachzahlungen.

Was kostet ein Employer of Record wirklich?

Die Plattformgebühr liegt bei den großen Anbietern zwischen 599 und 699 US-Dollar pro Person und Monat. Dazu kommen Gehalt und die lokalen Lohnnebenkosten, die der EOR eins zu eins weiterreicht.

Begründet das Homeoffice meiner Mitarbeiterin in Wien eine Betriebsstätte?

Bei normaler Sachbearbeitung, Entwicklung oder Support in der Regel nicht, solange du keine Verfügungsmacht über die Wohnung hast. Kritisch wird es bei Geschäftsführung, Vertragsabschlüssen oder wenn du bewusst kein Büro anbietest.

Geht ein Werkvertrag, wenn die Person das selbst möchte?

Der Wunsch der Person ändert nichts an der Einstufung. Bei festen Arbeitszeiten, Weisungen und Einbindung ins Team ist es ein Arbeitsverhältnis, egal was im Vertrag steht.

Tipp: Sobald der Weg steht, erreichst du Bewerber in allen drei Ländern über die Arbeitgeberseite.